- Wprowadzenie zmian w Regulaminie ZFŚS w zakresie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych
- Oświadczenie w przedmiocie dochodów przypadających na członka rodziny oraz wniosek o przyznanie świadczenia ZFŚS z określonym zakresem danych osobowych jakie pracodawca może zbierać w tych przypadkach
- Określenie zasad przechowywania, archiwizacji i okresowego niszczenia dokumentacji ZFŚS zawierającej dane osobowe
- Polityka informacyjna dla osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń ZFŚS w zakresie przetwarzania ich danych osobowych
- 1 godzina indywidualnych konsultacji z prawnikiem – videokonferencja
Do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych („ZFŚŚ”) zobligowani są pracodawcy zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników – w przypadku prowadzenia przez nich działalności w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć Fundusz na zasadzie dobrowolności – do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 i 1907 oraz z 2020 r. poz. 278), dalej jako „ustawa o ZFŚS”. Utworzenie ZFŚS wiąże się z szeregiem korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, należy jednak pamiętać, że dla pracodawcy wiąże się także z określonymi obowiązkami. Pracodawca zobligowany jest do sporządzenia regulaminu ZFŚS, określającego zasady udzielania świadczeń socjalnych, obliczenia wysokości odpisu na ten cel oraz przekazania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek bankowy.
Wypłata świadczenia z ZFŚŚ następuje w oparciu o analizę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Dokonanie takiej analizy jest możliwe w oparciu o dane i informacje przekazane pracodawcy przez wnioskodawcę ubiegającego się o wsparcie z ZFŚŚ. W praktyce będą to m.in. informacje dotyczące liczby osób prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, liczby dzieci pozostających na utrzymaniu pracownika, wysokości uzyskiwanego średniego dochodu na członka rodziny, a także informacje wskazujące na okoliczności związane z trudną sytuacją życiową, chorobami bądź niepełnosprawnościami.
W tym kontekście należy pamiętać, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych (w tym danych wrażliwych) pracownika, członków jego rodziny, a także danych osobowych osób, z którymi wspólnie prowadzi gospodarstwo domowe, jednakże tylko w takim zakresie, w jakim są one niezbędne do ustalenia i analizy sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o wsparcie.
W oparciu o art. 8 ustawy o ZFŚŚ, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Tym samym pracodawca może zażądać od osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, udokumentowania danych osobowych (w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia) w szczególności poprzez przedstawienie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej.
Pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę, by do przetwarzania przekazywanych danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, a także by osoby te zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy.
Co istotne, art. 12a ustawy o ZFŚŚ wskazuje, że w przypadku niewykonywania przepisów ustawy albo podejmowania działań niezgodnie z jej przepisami, pracodawca lub podmiot odpowiedzialny w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy, podlega karze grzywny. Podejmowane przez pracodawcę działania lub zaniechania (np. brak realizacji obowiązku informacyjnego względem osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ), mogą prowadzić także do naruszenia wymagań prawnych w zakresie ochrony danych osobowych, a w konsekwencji nałożenia na pracodawcę – administratora tych danych osobowych, wysokiej kary finansowej przez organ nadzorczy (w zależności od okoliczności naruszenia, w wysokości do 20 mln EUR lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa).
Oferowany przez nas pakiet zawiera dokumenty, które umożliwią pracodawcy wywiązanie się z obowiązków wynikających z aktualnych regulacji prawnych, w tym:
- weryfikację zakresu danych osobowych zbieranych w ramach ZFŚS,
- prawidłowe wypełnienie obowiązku informacyjnego w zakresie ochrony danych osobowych względem osób uprawnionych z ZFŚŚ,
- odebranie oświadczenia dotyczącego przychodu przypadającego na członka rodziny,
- odebranie prawidłowo sporządzonych wniosków o przyznanie świadczenia z ZFŚS.
Podstawa prawna:
- art. 3 oraz 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
- art. 221b Kodeksu pracy
- 13, 14 i 29 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)
- został utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych lub planowane jest jego utworzenie
- chcesz dostosować procesy związane z prowadzeniem ZFŚS do obowiązujących przepisów prawa
- chcesz mieć pewność, że zbierasz i przechowujesz w sposób zgodny z prawem dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ
Ten pakiet najczęściej zamawiają Dyrektorzy Działów HR, Kadr i Płac, Managerowie ds. Compliance, osoby odpowiedzialne za pracę komisji socjalnej ZFŚŚ oraz właściciele firm.
KROK 1 Przekazanie opracowanych dokumentów
Po złożeniu zamówienia i opłaceniu faktury pro forma przekazujemy ci opracowane dokumenty.
Dokumentacja opracowana jest w oparciu o nasze ponad 10-letnie doświadczenie w obsłudze prawnej, opiera się na aktualnym stanie prawnym i orzecznictwie.
Razem z dokumentacją otrzymujesz pisemne rekomendacje i wskazówki, w jaki sposób należy ją wdrożyć do stosowania w organizacji, a także na które elementy dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę.
KROK 2 Indywidualne konsultacje z prawnikiem
Przekazując dokumentację w ramach Kroku 1 zaproponujemy ci propozycję kilku terminów konsultacji z naszym prawnikiem. Jeżeli zaproponowane terminy konsultacji nie będą ci odpowiadać, możesz zaproponować inny termin.
Konsultacje odbywają się za pomocą naszej platformy internetowej. Podczas rozmowy słyszymy się i możemy się również widzieć (jeżeli tego sobie życzysz). Nasza platforma umożliwia prezentację na żywo dokumentów, co pozwala na ich bieżące omawianie, wprowadzanie korekt i uzgadnianie wersji ostatecznych.
W ten sposób uzgodnisz z nami ostateczną treść przygotowanych dokumentów i wyjaśnisz ewentualne wątpliwości.
- Niniejsza usługa świadczona jest przez ODOekspert Kancelarię Radcy Prawnego Jakub Wezgraj z siedzibą w Warszawie, ul. Międzyborska 8a/8, 04-041 Warszawa, NIP 5391446345, REGON 364105079 (dalej „Kancelaria”).
- Usługa świadczona jest na rzecz osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, a także osób prawnych i jednostek organizacyjnych będących przedsiębiorcami w rozumieniu art. 431 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (dalej „Zamawiający”).
- Usługa w zależności od wybranego pakietu polega na świadczeniu pomocy prawnej w postaci:
- opracowania dokumentacji prawnej zgodnie z zakresem przedstawionym w wybranym
Legalnym Pakiecie oraz - świadczeniu porad prawnych w postaci konsultacji realizowanych na odległość, za pośrednictwem
internetowej platformy służącej do przeprowadzania videokonferencji.
- opracowania dokumentacji prawnej zgodnie z zakresem przedstawionym w wybranym
- Usługa może również polegać na przeprowadzeniu szkolenia on-line w sposób i zakresie określonym w wybranym pakiecie.
- Usługa każdorazowo realizowana jest w języku polskim. Istnieje możliwość realizacji usługi w języku angielskim pod warunkiem uiszczenia przez zamawiającego usługę dodatkowej opłaty z tytułu translacji wyników prac na język angielski.
- Każdorazowe zamówienie realizacji usługi odbywa się poprzez złożenie zamówienia wybranego Legalnego Pakietu na stronie internetowej legalnypakiet.pl z wykorzystaniem elektronicznego formularza (dostępnego pod szczegółowym opisem wybranego Pakietu).
- Po złożeniu zamówienia wybranego Legalnego Pakietu za pośrednictwem strony internetowej legalnypakiet.pl, Zamawiający otrzymuje od Kancelarii drogą mailową potwierdzenie złożonego zamówienia wraz z opisem jego warunków (w tym ceną i zakresem realizowanych prac oraz planowanym terminem realizacji), a także fakturę pro forma oraz niniejsze Ogólne warunki świadczenia usług pomocy prawnej w ramach platformy Legalny Pakiet. Zamówienie przyjmowane jest przez Kancelarię do realizacji po odnotowaniu na rachunku bankowym płatności faktury pro forma wystawionej i przekazanej Zamawiającemu po otrzymaniu elektronicznego zamówienia wybranego Legalnego Pakietu. Faktura pro forma opiewa na kwotę wynoszącą kwotę wynagrodzenia z tytułu wykonania usługi w ramach zamówionego Legalnego Pakietu (zgodnie z informacją zawartą w opisie wybranego Legalnego Pakietu). Brak odnotowania przez Kancelarię płatności z tytułu faktory pro forma w terminie 7 dni od daty jej wystawienia skutkuje anulowaniem złożonego przez Zamawiającego zamówienia – w takim wypadku przyjmuje się, że Kancelaria nie przyjęła zamówienia, a Zamawiający odstępuje od jej złożenia.
- Kancelaria wystawi fakturę Zamawiającemu maksymalnie w terminie 14 dni licząc od daty odnotowania na rachunku bankowym Kancelarii płatności dokonanej przez Zamawiającego na podstawie faktury pro forma. Zamawiający wyraża zgodę na wystawienie i przesłanie przez Kancelarię faktury, a także jej ewentualnych duplikatów oraz korekt w formie elektronicznej (plik PDF). Faktura (oraz ewentualne jej duplikaty i korekty) zostanie przesłana przez Kancelarię na adres e-mail Zamawiającego podany w formularzu zamówienia Legalnego Pakietu. Kancelaria przesyłając faktury w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.
- Usługa w ramach wybranego Legalnego Pakietu jest zasadniczo realizowana przez Kancelarię w terminie 72 godzin licząc od daty odnotowania płatności z tytułu faktury pro forma. Kancelaria i Zamawiający wspólnie uzgadniają termin realizacji poszczególnych elementów usługi, takich jak opracowanie i przekazanie dokumentacji, przeprowadzenie konsultacji w postaci videokonferencji, w tym mogą uzgodnić inny niż standardowy termin realizacji.
- W trakcie realizacji usługi Kancelaria i Zamawiający mogą korespondować i przekazywać informacje za pomocą poczty elektronicznej. Kancelaria będzie komunikowała się z Zamawiającym z wykorzystaniem adresu e-mail podanego przez Zamawiającego w formularzu zamówienia Legalnego Pakietu.
- Pisemne wyniki prac Kancelaria przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres e-mail podany przez Zamawiającego w formularzu zamówienia Legalnego Pakietu. Pisemne wyniki prac będą przekazywane w postaci edytowalnych dokumentów w formacie MS Office.
- Videokonferencje oraz szkolenia on-line (w zależności od zamówionego Legalnego Pakietu) realizowane będą przez Kancelarię za pomocą dedykowanej platformy internetowej. Zamawiający uzyska dostęp do platformy nadany przez Kancelarię na czas realizacji konkretnej usługi lub jej części.
- Zamawiający zapewni Kancelarii wszelką wymaganą pomoc do prawidłowej realizacji usługi, w szczególności terminowe i kompletne (tj. zgodnie ze wskazaniami Kancelarii) przekazywanie informacji czy też dokumentów, które są w ocenie Kancelarii niezbędne do prawidłowego wykonania usługi.
- Kancelaria będzie miała prawo do podawania swoim Klientom oraz potencjalnym Klientom informacji o świadczeniu usługi na rzecz Zamawiającego w celu przedstawienia swojego doświadczenia.
- Spory związane z wykonaniem usług, a nie rozwiązane przez Kancelarię i Zamawiającego na drodze ugodowej, będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Kancelarii.
- Zamawiający poprzez złożenie zamówienia realizacji usług w ramach wybranego Legalnego Pakietu, zgodnie ze wskazanym w niniejszym dokumencie opisem oraz dokonanie płatności na podstawie wystawionej faktury pro forma dokonuje akceptacji niniejszych Ogólnych Warunków Świadczenia Usług Pomocy Prawnej w Ramach Platformy Legalny Pakiet, co dodatkowo potwierdza w formularzu zamówienia dostępnym na stronie legalnypakiet.pl.
- Niniejsze Ogólne Warunki Świadczenia Usług Pomocy Prawnej w Ramach Platformy Legalny Pakiet mają zastosowanie do zamówień realizacji usług składanych od dnia 17.04.2020 r.
INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH ZAMÓWIENIA REALIZACJI USŁUG POMOCY PRAWNEJ W RAMACH PLATFORMY LEGALNY PAKIET
Administratorem danych osobowych Zamawiającego oraz osób go reprezentujących lub podejmujących czynności w jego imieniu jest „ODOekspert” Kancelaria Radcy Prawnego Jakuba Wezgraja, ul. Międzyborska 8a/8, 04-041 Warszawa, NIP 5391446345, REGON 364105079 (dalej: „Kancelaria”).
We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem j.wezgraj@odoekspert.pl lub telefonicznie 600 677 026.
Podane dane osobowe mogą być przetwarzane przez Kancelarię w następujących przypadkach oraz na następujących podstawach prawnych:
- dążenia do zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej oraz realizacji jej przedmiotu (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
- prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z realizacją przedmiotu zawartej umowy
o świadczenie pomocy prawnej, a także w innych sprawach zgodnie z wolą stron (co stanowi prawnie uzasadniony interes Kancelarii – art. 6 ust. 1 lit f) RODO), - rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Kancelarii (podstawa prawna przetwarzania danych art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
- przechowywania danych dla celów archiwalnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Kancelarii, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niepodanie ich uniemożliwi przyjęcie zamówienia usługi, a następnie zawarcie i realizację umowy o świadczenie pomocy prawnej, ponadto niepodanie danych na potrzeby korespondencji uniemożliwi jej prowadzenie. Państwa dane osobowe mogą być ujawniane przez Kancelarię wyłącznie podmiotom zapewniającym na jej rzecz obsługę techniczną i informatyczną (usługi hostingu, utrzymania i serwisu systemów informatycznych). Dane osobowe nie będą przekazywane przez Kancelarię poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelarię przez okres obowiązywania zawartych umów o świadczenie pomocy prawnej, a ponadto:
- przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, w związku z zawartą umową o świadczenie pomocy prawnej,
- przez okres niezbędny do udokumentowania przez Kancelarię przed organami administracji publicznej prawidłowości realizacji obowiązków powszechnie obowiązującego prawa na niej spoczywających, w tym z zakresu prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości, a także przed organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych,
- w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania w ramach bieżącej komunikacji – przez okres nie dłuższy niż 1 rok.
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, prawo do ich sprostowania, prawo do żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, a także prawo do przenoszenia danych w przypadkach i zakresie określonym w RODO. Przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w dowolnym momencie – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.